Contexte
Le Consulat Général d'Haïti à Chicago est un bureau consulaire d'Haïti situé à Chicago, IL , qui offre divers services à ses électeurs dans 27 États des États-Unis. Ils ont dû faire face à des défis majeurs en matière de dotation en personnel et de collecte de données. Pour améliorer ses performances, le bureau a décidé d'utiliser l'analyse de données pour mieux comprendre ses opérations et le comportement des utilisateurs.
Défis
Ils ont dû relever plusieurs défis, notamment :
Systèmes de données manquants : les informations dont ils avaient besoin leur ont été fournies sur papier et une petite équipe les a saisies dans une feuille de calcul.
Manque d'intégration des données : les données étaient dispersées sur différents systèmes, ce qui rendait difficile l'obtention d'une vue globale des opérations .
Gestion des données inefficace : le bureau ne disposait pas d'un référentiel central de données et manquait de processus pour gérer et maintenir la qualité des données.< /strong>p>
Expertise limitée en analyse de données : le bureau ne disposait d'aucune personne en interne ayant une expérience suffisante en analyse de données.
Solution
Pour relever ces défis, le Consulat général d'Haïti à Chicago nous a embauchés, Data Synergy, en janvier 2020 pour les aider à améliorer leurs capacités de collecte, de gestion et d'analyse de données.
Étape 1 : Collecte de données
La première étape a consisté à créer une plate-forme sécurisée sur laquelle les utilisateurs peuvent saisir leurs informations à distance depuis n'importe où dans le monde. Nous, Data Synergy, avons créé un site Web avec un portail de soumission de formulaires qui permet justement cela. Nous avons également utilisé une technologie de cryptage de haute qualité pour garantir que les données saisies sont sûres et étroitement protégées. De plus, nous avons personnalisé les formulaires pour qu'ils soient conviviaux et intuitifs.
Étape 2 : Intégration et centralisation des données
Une fois que nous avons commencé à collecter des données par voie électronique, nous avons commencé à intégrer des données provenant de différentes sources (téléphone, anciens appareils, etc.) dans un référentiel de données central. Nous avons travaillé avec le bureau pour identifier les sources de données pertinentes et développer une stratégie d'intégration des données. Nous avons utilisé une combinaison d'outils d'automatisation du pipeline de données et d'ETL (extraction, transformation, chargement) pour stocker les données dans un entrepôt de données central.
Étape 3 : Gestion de la qualité des données
Une fois les données centralisées, nous avons travaillé avec le consulat général d'Haïti à Chicago pour établir des processus de gestion de la qualité des données. Nous les avons aidés à définir des règles de qualité des données et à établir des procédures pour surveiller et résoudre les problèmes de qualité des données.
Étape 4 : Analyse des données
Avec un référentiel de données central et de solides processus de gestion de la qualité des données, nous avons ensuite intégré l'une des principales plates-formes CRM. Nous avons déployé beaucoup d'efforts pour améliorer et personnaliser la plateforme CRM afin de vous offrir un portail centralisé. Cela a également permis au bureau d'effectuer une analyse avancée de ses données et d'obtenir des informations importantes.
Résultats
La plateforme d'analyse de données a fourni au Consulat général d'Haïti à Chicago plusieurs avantages clés :
Insights améliorés : la plate-forme leur a permis de segmenter leurs membres et d'obtenir des informations sur leur comportement, leurs préférences et leurs données démographiques .
Amélioration de la gestion des données et de la communication : le bureau a amélioré son efficacité et réduit les plaintes de plus de 75 %. Cela est dû en grande partie à la présence en ligne robuste et en libre-service dont ils disposent désormais. Grâce à nos techniques d'intégration de données, ils savent désormais qui appelle (identifiant, statut de la demande, historique des paiements, etc.) pendant que le téléphone sonne ! En prime, le nombre d'appels a été réduit de près de 40 %, car les utilisateurs ont désormais la possibilité de vérifier l'état de leur candidature directement en ligne.
Meilleure prise de décision : la plate-forme d'analyse de données a fourni au Consulat général d'Haïti à Chicago des informations en temps réel sur ses opérations, permettant des décisions plus rapides et plus éclairées Prise de décision.
Conclusion
En utilisant l'analyse de données, le Consulat Général d'Haïti à Chicago a pu surmonter les défis et améliorer ses performances. Le bureau a pu obtenir des informations sur le comportement des utilisateurs, optimiser la communication et prendre des décisions plus rapides et plus éclairées. Le succès de cette initiative démontre l'importance de l'analyse de données dans l'environnement commercial concurrentiel d'aujourd'hui.
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